Workflow

Workflow

Algunas recomendaciones a tener en cuenta frente a un sistema basado en procedimientos de tareas meticulosamente ordenados, con un abanico de posibles acciones a tomar que cambian su comportamiento, que resulte claro y sencillo para el usuario

  Empecemos por saber el significado de workflow. Proviene del inglés, y una posible traducción sería: flujo de trabajo. Entonces podemos deducir que un sistema de workflow es un sistema que automatiza un conjunto de procesos ordenados. Decimos que los procesos son ordenados porque debemos saber que antecede y precede a cada proceso.

  Si aplicamos la metodología del análisis de sistemas, no tenemos más que subsistemas relacionados (cada uno dedicado a un proceso del workflow), que pertenecen a un sistema que engloba estos subsistemas. Y cada subsistema tiene al menos una entrada (en el caso más simple, la entidad que empieza el flujo) y una salida (en el último caso, la estructura de datos).

  Para lo siguiente, concentrémonos flujo en sí, y como lo percibe el usuario. Seguramente nuestro sistema permita la administración de roles o perfiles de usuario, y existan facultades y/o limitaciones asignadas a cada usuario. Estamos hablando de un sistema en el que la información que se obtiene:

• no puede ser vista de igual manera por todos los usuarios,
• tiene que permitir ver al creador o responsable del flujo en que etapa se encuentra la misma.

  1° Es importante mostrar de manera simple, visual y efectiva la etapa actual del flujo. Esto es vital para un usuario. Imagínense un usuario entendiendo donde está parado el flujo, o viendo quien es el responsable de aprobar, rechazar o modificar una etapa del flujo. Ejemplo:

  En el caso anterior, el usuario entiende que en la etapa de Validación está parado el flujo, y el responsable es Gómez, Pepe.

  2° Si usamos tooltip's | popup's, que la página sea intuitiva de forma tal que no omita información que se encuentre oculta hasta que se dispare el evento asignado a un control, ya que ese procedimiento puede ser ilegible para el usuario. Mi recomendación, en caso de usar popup's, es usar un hipervínculo subrayado y con un color ameno (distinto al color del texto de los párrafos), o directamente un botón para abrirlo.

  Ahora, sería adecuado generar e-mail's automáticos en el momento que se crea un flujo, o se acepta/rechaza/modifica un flujo. Pero, ¿a quién va dirigido?

  3° Conocer con exactitud a quién va dirigido el e-mail. Un mal análisis de este tema conlleva al cliente de correo a tomar como posible SPAM los e-mail's automáticos de nuestro sistema, y cuando sea el momento correcto, va a hacer lo mismo que con cualquier otro e-mail de SPAM.

  Eso depende del sistema en sí, pero generalmente suelo configurarlo para enviarlo al responsable de la tarea al que fue enviado el flujo, con copia al creador y/o responsable del flujo, y en el asunto el nombre del sistema y la acción que se tomó.